En el entorno empresarial actual, las imágenes de empleados se utilizan con frecuencia en sitios web, redes sociales y campañas de marketing ya que es una excelente manera de mostrar la cultura de la empresa y destacar al equipo.
Sin embargo, es fundamental que las empresas de la Union Europea gestionen estas imágenes respetando las normativas establecidas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para evitar sanciones legales y proteger a los empleados.
Las Mejores prácticas legales para el uso responsable de retratos de empleados en tu comunicación corporativa:
- Obtén Consentimiento Expreso por Escrito
Según el RGPD, las imágenes de los empleados se consideran datos personales. Por lo tanto, es esencial obtener su consentimiento explícito y por escrito antes de utilizar sus fotos en cualquier medio público. Esto debe incluir información detallada sobre cómo y dónde se publicarán las imágenes (sitio web, redes sociales, folletos, etc.).
Ejemplo de cláusula en un contrato de trabajo: «El empleado otorga su consentimiento para que la empresa utilice su imagen en publicaciones corporativas, sitios web, redes sociales y otros materiales de marketing, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El empleado tiene derecho a revocar este consentimiento en cualquier momento, notificando por escrito a la empresa.»
- Actualiza los Contratos de Empleados Existentes
Si tus empleados actuales no han dado consentimiento para el uso de su imagen, es importante que lo obtengas por separado. Puedes hacerlo mediante una adenda al contrato de trabajo o un formulario de consentimiento específico.
Recomendación:
Informa de manera clara y directa a los empleados sobre la finalidad de las fotos y solicita su aprobación por escrito.
Ejemplo de texto para el adendo/formulario de consentimiento:
FORMULARIO DE CONSENTIMIENTO PARA EL USO DE IMÁGENES PERSONALES
Yo, [Nombre del empleado], con DNI/NIE [Número], empleado de [Nombre de la empresa], otorgo mi consentimiento libre, informado y explícito para que [Nombre de la empresa] utilice mi imagen personal con los siguientes propósitos:
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- Publicaciones corporativas (informes, boletines, etc.)
- Sitios web de la empresa
- Redes sociales corporativas
- Materiales de marketing y comunicación (impresos y digitales)
Este consentimiento se otorga en el marco de las actividades comerciales y promocionales de la empresa, y siempre respetando lo dispuesto en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Confirmo que he sido claramente informado/a de los siguientes derechos:
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- Derecho a retirar el consentimiento: Podré revocar este consentimiento en cualquier momento sin necesidad de justificación, notificándolo por escrito a [departamento o persona de contacto].
- Derecho de acceso, rectificación y eliminación: Tengo derecho a solicitar acceso, corrección o eliminación de las imágenes en cualquier momento, en virtud de lo establecido por el RGPD.
- Derecho a ser informado sobre el uso específico de mis imágenes y a ser notificado/a en caso de que se utilicen para fines distintos a los mencionados en este documento.
Esta autorización es válida hasta que retire mi consentimiento por los medios indicados.
Firma del empleado: __________________________
Fecha: __________________________
- Especifica el Alcance del Uso de la Imagen
Detalla dónde y durante cuánto tiempo se usarán las imágenes. Si es en redes sociales, indica las plataformas; si es en campañas, señala la duración de la campaña.
Ejemplo de cláusula:
«El uso de mi imagen estará limitado a las redes sociales de [nombre de la empresa] y se utilizará durante un período de dos años.»
- Permite la Revocación del Consentimiento
Los empleados deben tener la opción de revocar su consentimiento en cualquier momento. Esto garantiza que, si cambian de opinión o dejan la empresa, puedan solicitar que dejen de utilizarse sus fotos.
Ejemplo de texto:
«El empleado podrá revocar su consentimiento por escrito en cualquier momento. Tras la revocación, la empresa cesará en el uso de la imagen en futuros materiales.»
- Respetar la Privacidad
Evita usar imágenes de empleados en contextos que puedan comprometer su privacidad. Por ejemplo, no publiques fotos en campañas públicas sin su consentimiento expreso para ese fin concreto.
- Incluye una Cláusula de Derechos No Exclusivos
Asegúrate de que el consentimiento permita el uso no exclusivo de las imágenes, lo que protege a los empleados y les permite controlar el uso de su imagen fuera del entorno laboral.
- Para Nuevos Empleados: Incluye el Consentimiento en el Contrato
Agrega una cláusula específica en los nuevos contratos laborales para que cada empleado nuevo autorice el uso de su imagen desde el inicio de su relación laboral.
- Realiza Sesiones Fotográficas Informadas
Cuando organices sesiones de fotos, informa a los empleados con antelación sobre el propósito de las imágenes y asegúrate de que firmen el consentimiento antes de la sesión.
- Gestiona Bien el Almacenamiento y la Seguridad
Las fotos deben almacenarse de manera segura para evitar su uso indebido o no autorizado. Establece políticas internas sobre cómo gestionar las imágenes y los derechos de los empleados.
- Adapta la Política Interna a la Legislación Local
Las normativas sobre derechos de imagen pueden variar entre países. Es importante que las empresas adapten sus políticas internas a las normativas locales y mantengan actualizados los consentimientos conforme a los cambios legales.
Conclusión:
El uso de retratos de empleados es una gran herramienta para mostrar la cultura y la identidad de una empresa, pero debe hacerse respetando sus derechos de imagen. Siguiendo estos pasos, podrás evitar problemas legales y asegurarte de que tus empleados estén cómodos con el uso de sus fotos en tus campañas de comunicación.
